星期四, 9月 19, 2019

Office365 Outlook 空間快爆了?

公司使用 Office365快二年,原本以為每人100G的空間使用量綽綽有餘,自己本身也才使用快12G,想不到真的有人 「Office365 Outlook 空間快爆了」

outlook is full

首先我們先來查看一下使用者空間使用狀態:

▼如何查看信箱使用量報表 

登入> Office 365的系統管理中心 > 報告 > 使用情況 > Select a report > Exchange > 信箱使用情況

Office365-User-Report

選擇最近7天


排序一下

Office365-Report2

你也可以顯示其他攔位如下


可以看出 User目前使用儲存空間狀態(真的蠻多人不刪 Mail的....xd)

Office365-Report3

可以export成csv檔

Office365-Report-Export

查出使用者空間後,後續來看如何處理

▼目前微軟建議二種方式

方式 1.將信件封存於本地端(存在本地端電腦內):

此種方式您也可以隨時手動封存項目,可以控制要封存哪些項目、要將其儲存在何處,以及項目要過多久才封存。
參考 >> 微軟手動封存項目
上面的文章有一點要注意的就是如果您的組織使用 Microsoft Exchange Server 的線上封存功能,則您 Outlook 設定檔中的任何帳戶都不會出現 [封存] 命令和功能。您的網路系統管理員也可以停用這項功能。簡單的說當你啟用了線上封存,手動封存功能會被停用。這點其實有點不太理解為何要這麼做,因為我認為應該要讓用戶線上封存手動封存同時可以用比較彈性後續研究有結果會再更新~

方式 2.啟用線上封存(存在雲端):

i. 以管理員帳號登入Exchange 管理中心: https://outlook.office365.com/ecp/

ii.啟用就地封存
Ooutlook-archive-1

iii.啟用完後使用者就可以在信箱看到封存資料https://outlook.office365.com/mail/
Outlook-archive-2

 

iv. 您可以手動將信件移至”就地封存”
Outlook-archive-3

 

啟用線上封存建議搭配保留原則使用,這樣就能自動將信件移至封存資料夾以節省空間
Policy

▼微軟相關參考文件

以上說明,若有任何問題,歡迎大家一起討論。


▼參考來源:

👉參考微軟如何查看信箱使用量報表

👉微軟手動封存項目

👉微軟 Office365無限制封存

👉Office 365:自動展開封存常見問題集

👉啟用 Office 365 中的無限制封存

👉相關問題討論:OUTLOOK 2016封存功能無法使用


▼你或許也感興趣

👉常見的郵件退信訊息 552 message size exceeds

👉Outlook如何回收郵件?

👉什麼是Microsoft NCSI ? Outlook無法收信、Outlook無法連線跟這個有什麼關係?

2 則留言:

  1. 請問共用信箱(Shared mailbox)是否可以使用自動封存?

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  2. 不是那麼確定,您可以測試看看。

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