Office365 Outlook 空間快爆了?

公司使用 Office365快二年，原本以為每人100G的空間使用量綽綽有餘，自己本身也才使用快12G，想不到真的有人 「Office365 Outlook 空間快爆了」

首先我們先來查看一下使用者空間使用狀態：

▼如何查看信箱使用量報表 

登入> Office 365的系統管理中心 > 報告 > 使用情況 > Select a report > Exchange > 信箱使用情況

選擇最近7天

排序一下

你也可以顯示其他攔位如下

可以看出 User目前使用儲存空間狀態（真的蠻多人不刪 Mail的....xd）

可以export成csv檔

查出使用者空間後，後續來看如何處理

▼目前微軟建議二種方式

方式 1.將信件封存於本地端（存在本地端電腦內）：

此種方式您也可以隨時手動封存項目，可以控制要封存哪些項目、要將其儲存在何處，以及項目要過多久才封存。
參考 >> 微軟手動封存項目
上面的文章有一點要注意的就是，如果您的組織使用 Microsoft Exchange Server 的線上封存功能，則您 Outlook 設定檔中的任何帳戶都不會出現 [封存] 命令和功能。您的網路系統管理員也可以停用這項功能。簡單的說當你啟用了線上封存，手動封存功能會被停用。這點其實有點不太理解為何要這麼做，因為我認為應該要讓用戶線上封存和手動封存同時可以用比較彈性。後續研究有結果會再更新~

方式 2.啟用線上封存（存在雲端）：

i. 以管理員帳號登入Exchange 管理中心: https://outlook.office365.com/ecp/

ii.啟用就地封存

iii.啟用完後使用者就可以在信箱看到封存資料https://outlook.office365.com/mail/

 

iv. 您可以手動將信件移至”就地封存”

 

啟用線上封存建議搭配保留原則使用，這樣就能自動將信件移至封存資料夾以節省空間

▼微軟相關參考文件

保留標記及原則： https://docs.microsoft.com/zh-tw/exchange/security-and-compliance/messaging-records-management/retention-tags-and-policies#retention-tags

建立保留原則： https://docs.microsoft.com/zh-tw/exchange/security-and-compliance/messaging-records-management/create-a-retention-policy

以上說明，若有任何問題，歡迎大家一起討論。

▼參考來源：

👉參考微軟如何查看信箱使用量報表

👉微軟手動封存項目

👉微軟 Office365無限制封存

👉Office 365：自動展開封存常見問題集

👉啟用 Office 365 中的無限制封存

👉相關問題討論：OUTLOOK 2016封存功能無法使用

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